Eerder deze week werd in Philadelphia de Social Media Plus conferentie gehouden, over het gebruik van social media in organisaties. Een van de sprekers daar stelde dat  “een organisatie met 500 werknemers beschikt over 500 mini-websites ter promotie van de organisatie”. De spreker doelde hierbij op de 500 LinkedIn profielen van de werknemers, waarop de organisatie – als het goed is – voorkomt. En omdat de meeste mensen grotendeels voor hun plezier bij hun werkgever blijven werken, is dit positieve PR.

Omdenken

Deze stelling vraagt echter een flink portie omdenken. Immers, veel werkgevers in Nederland staan erg argwanend tegenover het gebruik van social media door werknemers op de werkvloer. In veel organisaties is het zelfs verboden, of sterk aan banden gelegd. Veel organisaties zien sociale media als een bedreiging. Een bedreiging voor de productiviteit van de werknemers en een bedreiging voor de reputatie van de organisatie.

De stelling op de conferentie zegt echter precies het tegenovergestelde. Social media gebruik door werknemers is een enorme kans voor de organisatie! Het zegt dat de organisatie plotseling 500 ‘gratis’ nieuwe communicatie en PR medewerkers in dienst heeft. De eigen werknemers zijn de beste ambassadeurs en kennen de organisatie beter dan wie dan ook. Waarom geen gebruik maken van dit potentieel?

Het nieuwe werken

Om dit potentieel te ontsluiten zijn eigenlijk ‘slechts’ twee ingrediënten nodig: vertrouwen in elkaar en kennis over social media. Veel organisaties maken anno 2011 de stap naar ‘het nieuwe werken’, gebruik makend van allerlei definities van dit begrip. Bij organisaties waar dit succesvol is, blijkt dat de basis van dit succes ligt in vertrouwen. Vertrouwen in de werknemers dat deze geen misbruik maken van de nieuwe vrijheden en het loslaten van hierarchische controle mechanismen. En anderzijds vertrouwen in de werkgever dat deze voor de werknemers blijft zorgen. Het vergt openheid en vrije communicatie. Precies een omgeving waar sociale media een grote toegevoegde waarde kunnen hebben in interne èn externe communicatie.

Het tweede element is kennis over sociale media. Hier schort het nogal eens aan, zowel bij de werknemer, maar vooral ook bij de werkgever. Onbekend maakt ombemind en de media laat een ongenuanceerd beeld zien van  misbruik, reputatieschade en ontslag. Allemaal een gevolg van een gebrek aan kennis. Als zowel de werkgever als de werknemer leren social media te gebruiken en met het gebruik ervan elkaar te versterken, dan komen ineens meer voor- dan nadelen in beeld.

Tips voor het gebruik van social media in de nieuwe organisatie

• Voordat de tools en techniek in beeld komen: Zorg dat werknemers de organisatie waarvoor ze werken goed kennen. Zorg voor een heldere visie waar de organisatie voor staat. Leg uit wat de organisatie wil bereiken, dit jaar, maar ook op de lange termijn, over 5 of 10 jaar. Welke waarden wil de organisatie uitdragen en hoe staat het in de maatschappij? Wie zijn eigenlijk de stakeholders van de organisatie? Waarom kunnen we trots zijn op ‘onze’ organisatie? Alleen als deze boodschap door iedereen goed wordt begrepen en gedragen, kan deze goed worden gecommuniceerd.
• Train alle werknemers in het gebruik van social media. Zorg voor een basistraining in het gebruik van de ‘Big 3’ social media tools voor zakelijk gebruik: Facebook, LinkedIn en Twitter. Maar leg de nadruk niet alleen op zakelijk gebruik. Op sociale media lopen zakelijk en privé erg door elkaar. Accepteer dit.
• Help werknemers een goed LinkedIn profiel voor zichzelf op te stellen en een basis netwerk op te bouwen. Hier heeft de werknemer persoonlijk veel aan, maar is ook een heel belangrijke basis om het zakelijke netwerk van de organisatie als geheel in kaart te brengen. Moedig werknemers aan om een professioneel en 100% compleet profiel te maken. Help bij het maken van professionele profielfoto’s, eventueel korte video’s en voorbeeldteksten om functies kort te omschrijven. Help elkaar vervolgens om voor functie en interesse de juiste netwerkgroepen op LinkedIn te vinden, waar informatie over het eigen vakgebied kan worden gevonden (en toegevoegd!).
• Waar LinkedIn voor organisaties een goed professioneel sociaal platform is, zullen veel werknemers ook op Facebook, Twitter en mogelijk op Google+, YouTube, Hyves, Flickr, enzovoort actief (willen) zijn. Het is goed om ook hier aandacht aan te besteden en werknemers te trainen in goed en effectief gebruik van deze tools. Zorg dat werknemers bekend zijn met de Facebook pagina’s en de Twitter accounts van de organisatie. Werknemers kunnen passief bijdragen aan het succes hiervan door deze accounts te ‘liken’ of te volgen, maar kunnen ook op vrijwillige basis een actieve bijdrage leveren door content te leveren. Mensen kunnen op Facebook korte blogposts schrijven over successen op hun afdelingen en deze vervolgens op Twitter bekendmaken.
• Andersom kan de werkgever de werknemers helpen met het verspreiden van informatie over de organisatie door ze content voor Facebook en Twitter aan te reiken. Geen advertenties, maar events of ontwikkelingen die leuk zijn om te lezen voor een groot publiek. Nieuwe patenten, grote nieuwe opdrachten, publieks- of professionele evenementen, foto’s van succesvolle momenten of mensen, etcetera. Ook vacatures kunnen via deze nieuwe persoonlijke netwerken snel over een grote – heel relevante – groep mensen worden verspreid, zeker in combinatie met een refer-a-friend achtig systeem.