Sinds ongeveer anderhalf jaar vindt elke twee weken een virtuele conferentie voor professionals in de toerisme sector plaats op Twitter. Door gebruik te maken van een  zogenaamde hashtag kan iedereen door middel van verschillende tools eenvoudig alle berichten over een bepaald onderwerp filteren en volgen, zolang alle deelnemers deze hashtag in hun berichten meenemen.

In januari 2010 begon een groepje mensen in de Verenigde Saten een tweewekelijkse online bijeenkomst onder de hashtag #tourismchat. Het was bedoeld voor mensen die zich bezig hielden met social media voor DMO’s (Destination Management Organization) en CVB’s (Convention and Visitors Bureau). Deze vaak kleine organisaties zaten veelal met dezelfde technische vragen over het gebruik van verschillende sociale media en konden elkaar op de online bijeenkomst vrijblijvend en eenvoudig vragen stellen en tips geven. Het concept van een regelmatige tweetup bleek goed aan te slaan. Het aantal deelnemers groeide van enkele tientallen in het begin tot 60 en soms wel 100 personen per keer.

Deze week was Anne Hornyak (@WhosYourAnnie), een van de twee oprichtsters van #tourismchat , in Nederland. Ze reisde samen met Coos Bay DMO Manager Katherine Hoppe (@OregonKat), ook een #tourismchat deelneemster van het eerste uur. Ik stelde ze de volgende vragen:

Hoe kwam je op het idee voor #tourismchat?

Ik was door een collega gewezen op een succesvolle online chat voor journalisten, de #journchat. Het leek me een goed medium om te gebruiken voor de onderwerpen waar ik zelf veel vragen over had. Ik werk aan social media projecten voor inkomend toerisme organisaties, waarbij ik merkte dat deze vaak vragen hadden over het gebruik van social media. Ik heb toen een nieuwe hashtag bedacht en heb mijn bestaande netwerk uitgenodigd op een bepaald tijdstip over sociale media in toerisme te praten. Al snel bleek dat ik hiermee aan een behoefte voldeed.

Hoe werkt de #tourismchat?

De chat wordt elke twee weken op een van te voren vastgestelde datum en tijd gehouden. Deze datum en tijd worden op onze Facebook pagina en uiteraard op Twitter bekend gemaakt. We hebben gekozen voor een tijdstip op een werkdag, midden op de dag, omdat we een professionele doelgroep (B-to-B) bedienen, die over werk gerelateerde onderwerpen wil praten. Niet elke baas ziet dit als werk, maar er lijkt een groeiend besef dat dit gebruik van Twitter tijdens werktijd een nuttige tijdsbesteding is. We organiseren het twee-wekelijks, omdat er misschien niet voldoende afwisselende onderwerpen voor een wekelijkse bijeenkomst zijn.

In de huidige opzet kiezen we voor elke bijeenkomst een bepaald onderwerp. Deze keuze is gebaseerd op mijn eigen vragen, of op onderwerpen die door deelnemers worden aangereikt. Vervolgens zoeken we een of twee industry experts die een kort lijstje met vragen of gespreksonderwerpen samenstellen. Deze vragen zijn de leidraad voor de chat. Gedurende de chat, die ongeveer een uur duurt, stellen we zo’n 6 tot 10 vragen om de discussie op gang te houden. De experts doen vervolgens mee aan de chat om zoveel mogelijk relevante antwoorden en reacties te geven. De vragen stellen we vanuit een speciaal @tourismchat account, dat we ook echt alleen daarvoor gebruiken. Het is dan duidelijk voor deelnemers dat niet iedereen zomaar ongelimiteerd vragen kunnen inbrengen.

Hoe zorg je ervoor dat de juiste mensen deelnemen?

De #tourismchat is voortgekomen uit een duidelijk afgebakende groep inkomend toerisme professionals. Door expliciet mensen uit deze groep uit te nodigen en te betrekken en door onderwerpen aan te dragen die voor deze groep interessant zijn, houdt je het publiek gefocussed. Daarnaast hanteren we regels voor deelname. Als mensen teveel off topic zaken bespreken of teveel reclame maken onder de hashtag, dan wijst mijn strenge mede-oprichtster Betsy Decillis (@decillis) deze deelnemers op hun (onbedoelde) misbruik van de hashtag. De populaire #journchat heeft inmiddels een lijst met gedragsregels op haar Facebook pagina staan, waar deelnemers bij overtreding direct op worden gewezen.

Je zou denken dat dergelijke misschien strenge regels mensen afschrikt, maar het tegendeel is waar. Het houdt de discussie relevant en op het juiste onderwerp.

Wat zien deelnemers als de belangrijkste toegevoegde waarde van #tourismchat?

We krijgen veel positieve feedback van deelnemers, die ook elke keer weer terugkomen. Voor velen is het een vast onderdeel van de werkroutine geworden. Men roemt zaken als de eenvoud, de toegang tot gelijkgestemden en industrie experts als belangrijke redenen om mee te doen. Ook het feit dat het weinig tijd en geld kost om elkaar regelmatig te ontmoeten, terwijl men wel dezelfde waarde krijgt als op een live netwerk evenement. Omdat veel deelnemers werken in heel kleine organisaties, met weinig feedback over het eigen functioneren, is het vaak een verademing om te horen dat anderen met dezelfde issues zitten. Anne: ‘It’s a validation that you’re not crazy’.

Een belangrijk en waardevol element van de #tourismchat, ook voor managers van deelnemers, is dat veel mensen het beschouwen als een uurtje persoonlijke en professionele training. Doordat de chats begeleid worden door speciaal uitgenodigde specialisten op het gebied van verschillende sociale media, komen er vaak heel leerzame en praktisch toepasbare nieuwe technische of commerciële ideeën aan de orde, specifiek voor het werkveld van deelnemers. Dit is een belangrijk element om de tijdsbesteding meer dan te rechtvaardigen. Immers: deelnemen is geheel gratis.

Wat werkt goed en wat minder goed?

Toen we begonnen hadden we eigenlijk alleen een datum, tijd en een idee voor een onderwerp. We merkten dat mensen wel deelnamen, maar de groei kwam pas nadat we echt een aantal vragen voor de chat zijn gaan ontwikkelen, samen met experts op het gebied van het onderwerp. Dit was een goede zet. Ook het gebruik van een speciaal Twitter account om de vragen te stellen maakt het voor de deelnemers duidelijk wie de discussie leidt.

Om publiek te trekken gebruiken we onze Facebook pagina, die veel volgers heeft. We maken voor elke chat een nieuw event aan, waar volgers mee worden uitgenodigd. In Twitter zelf werken we veel met lists, waarin we de juiste doelgroep proberen te verzamelen. Voor #tourismchat zijn dat wereldwijde DMO’s en de mensen die daar achter zitten. Overigens raden we mensen aan mee te doen met hun persoonlijke account en niet met dat van de DMO. Het is op Twitter belangrijk om commerciële en interne zaken goed gescheiden te houden.

Hoe ontwikkelt #tourismchat zich naar de toekomst?

We hebben niet echt een heel bewust traject in gedachten, het ontwikkelt zich nog redelijk ad hoc. Op de Social Media in Tourism conferentie in november willen we voor het eerste een live chat organiseren. We projecteren dan de Twitterstream op een groot scherm in de zaal. We kunnen daarmee aan de hele zaal de kracht van het medium demonstreren, door een live en online disussie met aanwezigen in de zaal en mensen die niet op de conferentie aanwezig te hebben.

Voor het voortbestaan zijn we grotendeels afhankelijk van ontwikkelingen bij Twitter. Het platform is niet altijd even betrouwbaar gebleken, met soms langere perioden van technische problemen en heel trage performance. Ook de beschikbaarheid van historische gegevens en beperkte zoekmogelijkheden zijn een probleem. Het is hierdoor lastig om goede transcripts van de discussies te maken. Ook aan de gebruikerskant valt er nog wel iets te verbeteren. Tools als Tweetdeck, Tweetchat en Twitterfall lijken het meest geschikt voor Twitter discussies, maar het kan nog wel beter. Vooral bij veel deelnemers is het soms erg lastig om de gesprekken goed te kunnen bijhouden. Bij meer dan 100 deelnemers is denk ik een kritische grens bereikt waarop een Twitter conferentie lastig te managen wordt.

Hoe vind ik de #tourismchat?

De tourismchat is te vinden op Twitter via onze hashtag #tourismchat en op Facebook onder www.facebook.com/tourismchat.

Daarnaast zullen we in november een live #tourismchat organiseren op het Social Media Tourism Symposium in Tunica, Mississippi (USA). Ook deze conferentie is te volgen onder een hashtag #SoMeT en op Facebook onder http://www.facebook.com/SoMeTourism.